Spomnimo se časov mIRCa, ko smo ustvarjali kanale za pogovore, na primer #feltna in nabijali impulze, da je bil na koncu telefonski račun precej visok, na srečo še v tolarskih številkah. Takrat smo chatali z namenom spoznavanja novih ljudi, spletnega druženja z vrstniki, pogosto pa smo besno tipkali in stiskali enter, da bi pridobili točko ali dve na popularnih kvizih.
Potem smo se spoznali z MSN Messengerjem, preko katerega smo lahko klepetali le, če smo na vprašanje: »Daš MSN?« dobili pozitiven odgovor in pa seveda email naslov.
Chati so se obdržali, nastalo je ogromno aplikacij, od katerih so nekatere primerne samo za zabavo, druge pa striktno za delo.
Mirno lahko rečemo, da je Microsoft Teams vodilna rešitev, ki omogoča sodelovanje in simulira nekakšno okolje v pisarni, kljub temu, da smo od svojih sodelavcev na projektih oddaljeni tudi več 1000 kilometrov.
Prav Teamsi so sploh v tem kaotičnem letu doživeli pravi razcvet. Če upoštavamo analize in statistiko, se je število uporabnikov Teamsov v roku treh mesecev več kot podvojilo. In to pri milijonskih številkah res sploh ni malo.
Te številke nam povejo tudi to, da je Microsoft v zelo kratkem času pridobil ogromno število novi uporabnikov, ki zelo verjetno s same rešitve Teams niso najbolj poznali. Seveda Teamsi niso zahtevni za uporabo in vsak uporabnik jih osvoji zelo hitro, vseeno pa je tukaj nekaj stvari, za katere je koristno, da opozorimo na njih.
1. @ omenjanje nekoga, ki ni del ekipe Microsoft Teams
Tudi po mojih izkušnjah varnost v sistemu Microsoft 365 deluje zelo dobro. Če poskušamo omeniti nekoga v kanalu, kjer uporabnik ni del ekipe, se dovoljenja ne bodo samodejno spreminjala in za tega uporabnika preprosto ne bomo našli ujemanja.
2. Spreminjanje ekipe iz privatne v javno
Z vidika Microsoft Teams se bodo uporabniki v ekipo lahko pridružili brez potrebe po tem, da bo član ekipe moral odobriti pridružitev. Če se bo nekdo odločil za članstvo, bo samodejno postal »član,« seveda pod pogojem, da je ekipa »javna.«
In kot vemo, obstaja tesna povezava med Teamsi in SharePointom. S spreminjanjem nastavitev zasebnosti bo na povezano SharePointovo mesto dodana vgrajena skupina z imenom »Vsi razen zunanjih uporabnikov,« uporabniki pa bodo tako lahko dostopali do vsebin z dovoljenji za urejanje na spletnem mestu.
S klikom na zavihek »Pogovori« v SharePointu (ob hitrem zagonu) bodo uporabniki dodani v Microsoft 365 Group, da se bodo lahko pridružili zabavi!
3. Preimenovanja kanalov v Teamsih
No ... v Teamsih lahko kanale poimenujemo kakor želimo. Super! AMPAK, to je druga zgodba v SharePointu. In lahko postane zelo »messy.«
Vsak kanal v Teamsih je preveden v mapo v SharePoint svet. Pa bo preimenovanje kanala preimenovalo tudi (povezano) mapo v SharePointu? Ne, ne bo. Vsaj v tem trenutku (oktober 2020) ne. Če uporabimo možnost »Odpri v SharePointu«, bo mapa še vedno delovala, vendar bomo videli staro ime.
Bi poskusili mapo preimenovati neposredno v SharePointu? Ne delajmo tega! Opozorilo nas bo na napako - error, medtem pa bo mapa PONOVNO USTVARJENA v SharePointu. S starim imenom!
4. Pošiljanje v več kanalov
Včasih je koristno deliti informacije med različnimi skupinami (do katerih imate dostop) v organizaciji. Z uporabo možnosti »Objavi v več kanalih« se izognete kopiranju / lepljenju, kar bi lahko bilo zamudno.
S tem bo vsaka ekipa, v katero objavite, imela svojo nit odgovorov in samo spreminjanje teme ali vsebine vaše objave se bo kaskadno preneslo na druge kanale.
5. Dodajanje oseb v pogovor
Chat v Teamsih je običajno namenjen pogovorom z določenim uporabnikom in ne s celotno ekipo. Včasih pa bi si morda želeli, da se razpravi pridruži še kak kolega.
Ker smo trenutno v klepetu ena na ena, bo dodajanje sodelavca samodejno ustvarilo novo skupino za klepet, ločeno od naše trenutne ena na ena.
Opomba: Če imamo odprtih dosti različnih klepetov, bi lahko pozabili, da že imamo ustvarjen skupinski klepet z istimi osebami, ki bi jih želeli dodati. V tem primeru nas bo Microsoft Teams samodejno usmeril v to skupino in ne bo ustvaril še ene skupine z istimi ljudmi.
6. Deljenje dokumentov v klepetu
Izkušnje so v primerjavi z deljenjem dokumentov v kanalu enake. Toda lokacija shranjevanja je drugačna! Tako je, datoteke, ki so v skupni rabi v klepetih Teams, ne gredo v SharePoint. No ... "tehnično" so tam, ampak ...
Kakor koli že, pri skupni rabi datotek v klepetu (ne v kanalu) se datoteke shranijo v OneDrive For Business. Če dobro pogledamo, tam obstaja mapa z imenom Microsoft Teams Chat Files. V njej so vse datoteke, ki so v skupni rabi v naših klepetih, seveda s pravilnimi dovoljenji, ki so dana ustreznim uporabnikom.
7. Deljenje datotek v klepetu in dodajanje novih oseb v klepet
V tem primeru predvidevamo, da vsaj 3 osebe že klepetajo (oktober 2020) in se nato odločijo, da bodo v pogovor dodali še enega udeleženca.
Moramo torej vnesti ime drugega udeleženca in izbrati med naslednjim:
- Ne vključujte zgodovine klepetov,
- Vključi zgodovino iz preteklega števila dni [število],
- Vključi vso zgodovino klepeta.
Te možnosti so samoumevne in pri dodajanju uporabnikov lahko izbirate drugače.
8. Uporabniki delijo datoteke in potem zapustijo klepet
Če zapustimo klepet, se ne moremo znova dodati tudi če smo sami ustvarili skupino. To lahko storijo le preostali ljudje. Zavihek "Datoteke" bo prazen, toda datoteke se še vedno delijo z drugimi udeleženci. Sporočila bodo še naprej vidna in ne bodo izbrisana.
9. Uporabniki delijo datoteke v klepet in jih potem izbrišejo
Tu govorimo o brisanju datotek iz »Microsoft Teams Chat Files« v OneDrive-u za podjetja.
Kljub temu, da je datoteka še vedno vidna v klepetu Teams, bo uporabnika, s katerim smo dokument dali v skupno rabo, pričakalo:
- Sporočilo o napaki pri kliku na dokument,
- Sporočilo z napako "404 Not Found" pri poskusu odpiranja v brskalniku,
- Sporočilo o napaki »Žal smo naleteli na težavo, datoteka se ni prenesla« pri poskusu prenosa.
Z obnovitvijo datoteke iz koša bomo težavo odpravili, datoteko vrnili v mapo Microsoft Teams Chat Files in obnovili dovoljenja.
10.Uporabniki imajo težavo, ki je ne znajo rešiti
Ko naletimo na težavo, ki nam povzroča preglavice in je ne znamo rešiti, pokličemo na pomoč certificirane strokovnjake iz Microsoftovega Gold partnerja GOV-IS d.o.o., ki nam bodo svetovali, nas izobrazili in nam predvsem pomagali olajšati delo z Microsoftovimi rešitvami.
Zakaj bi si pulili lase, če pa je rešitev na dlani :)