V vsaki organizaciji je vloga vodje prepoznati in jasno sporočiti vizijo, poslanstvo in vrednostno ponudbo organizacije. Na podlagi te vizije se določijo kratkoročni, srednjeročni in dolgoročni strateški cilji ter se vizija vodi do izvedbe. V okviru strateške pobude je treba proaktivno razviti načrte ukrepov ob nepredvidenih spremembah poslovnega okolja. Zaposleni so nato pooblaščeni, da strategijo povežejo s ključnimi kazalniki uspešnosti (KPI), ki so pomembni za vsak vitalni del organizacije. Kot pravi Alexander Peiniger, izvršni direktor podjetja Quintly: »Na koncu bi morali meriti in gledati le številke, ki spodbujajo dejanja, kar pomeni, da vam podatki povedo, kaj morate narediti naslednje.«
Podatki so tam operativna beseda. Strategija podatkov, ki temelji na rezultatih, je ključ do uspeha tega celotnega procesa. Jim Johnson, nekdanji finančni direktor Adaptive Insights, popelje Peinigerjev nasvet še korak dlje in pravi: »Podatki so življenjska sila organizacije. Ločujejo mnenja od dejstev in lahko organizaciji zagotovijo konkurenčno prednost. Od tega, da veste, kdo so vaše stranke in kaj počnejo z vašimi izdelki, do razumevanja, kako dobičkonosna je posamezna panoga ali geografsko območje. Podjetja pričakujejo, da bo finančni direktor opredelil meritve, ki jih bodo spremljali za upravljanje rasti, omogočanje agilnosti in zagotavljanje dolgoročne trajnosti.«
Bistveno je ustvariti trden sistem upravljanja podatkov, da se zagotovi pravočasen dostop do visokokakovostnih organizacijskih podatkov za izdelavo teh finančnih in nefinančnih meritev KPI in drugih potrebnih visokokakovostnih informacij. Ko podatki manjkajo, bi morala biti prednostna naloga ustvariti procese za sistematičen zajem podatkov, s poudarkom na pravočasnosti, kakovosti in vseh drugih vidikih upravljanja podatkov.
Razvoj podatkov
Digitalna revolucija se je po vsem svetu začela v drugi polovici 20. stoletja. Trenutni pogovori o podatkih dosledno vključujejo »podatkovno analitiko«, »velike podatke« in »podatke kot sredstvo«. Kako definiramo podatke v sodobnem svetu? Slovar vam bo povedal, da je podatek samostalnik, množina latinskega "datum", beseda pa se uporablja že od 17. stoletja. Nekoč in danes so podatki surovina za ustvarjanje informacij in so temeljni element za odločanje.
Sčasoma se je hitrost razvoja podatkov še naprej povečevala. Ko je IBM leta 1952 izdal svoje prve računalnike, so jih računovodje prvi posvojili. Z vse močnejšo digitalno revolucijo so organizacije začele pretvarjati in shranjevati papirne dokumente v digitalne formate (digitalizacijo). Razvile so se nove tehnologije, ki ročne procese spreminjajo v digitalne (digitalizacija). Vse te spremembe so eksponentno pomnožile količino digitalnih podatkov.
Oktobra 2020 je McKinsey objavil raziskavo z naslovom »Kako je COVID-19 potisnil podjetja čez tehnološko prelomnico – in za vedno spremenil poslovanje«. Raziskava je ugotovila, da je »uvajanje digitalne tehnologije naredilo kvantni preskok tako na organizacijski kot na ravni industrije«, pri čemer je navedeno, da je »kriza COVID-19 za nekaj let pospešila digitalizacijo interakcij s strankami«. Za računovodske in finančne strokovnjake so papirni dokumenti in ročni procesi v zadnjem letu, ko je bila večina računovodskih oddelkov prisiljena delati na daljavo zaradi pandemičnih zapor, postali bistveno manj običajni.
Podatki kot sredstvo
Številni vodstveni delavci na ravni C, menedžerji ter računovodski in finančni strokovnjaki se strinjajo, da so podatki podjetja prednost. Toda še vedno je redkokdaj priznanje finančnih in nefinančnih podatkov kot strateško pomembnega sredstva. Brez upravljanja podatkov in analitike je kakovost podatkov pogosto pomanjkljiva. IBM je ugotovil, da slabi podatki samo v ZDA letno stanejo 3,1 bilijona dolarjev.
Ustvarjanje in vzdrževanje katerega koli pomembnega sredstva zahteva znatne naložbe. Naložbe v podatke kot sredstvo vključujejo naložbe v podatkovno strategijo, upravljanje podatkov in podatkovno analitiko. Kot del podatkovne strategije podjetja je bistveno vedeti veliko: kje se podatki nahajajo, kdo je odgovoren zanje, kako so razvrščeni po stopnji varnosti in občutljivosti, kakšen je njihov namen in stopnja razdrobljenosti, kako različni so. bi uporabniki z njimi komunicirali, ne glede na to, ali so podatki raziskovalni ali uporabljeni za zakonsko skladnost, in kako pomagajo pri upravljanju uspešnosti.
Prizadevanja morajo zajemati vse elemente upravljanja podatkov, vključno z upravljanjem glavnih podatkov (upravljanje, varnost, validacija itd.), upravljanjem podatkov (upravljanje poslovnih procesov, skladnost s predpisi, obvladovanje tveganja, politike, postopki itd.) in kakovost podatkov upravljanje (arhitektura, integracija, preverjanje itd.).
Dokumentiranje vrednosti podatkov
Trenutno ni običajno priznavati vrednosti podatkov podjetja v računovodskih izkazih. Kakšna je vrednost podatkov? Nekatera sredstva so dragocenejša od drugih. Na primer, neobdelani podatki in znanstveno analizirani podatki imajo različne vrednosti. Podobno bi enaka vrsta podatkov različnih kakovosti imela različno vrednost. Kakšni so načini monetizacije podatkov znotraj in zunaj? Ali bi morale ali bi lahko organizacije svoje podatke prodajale etično in kakšni so trenutni predpisi glede podatkov? Katere podatke organizacija zbira ali ne zbira? To so vsa vprašanja, ki jih morate upoštevati kot računovodski in finančni strokovnjak.
Nadalje, kakšno sredstvo so podatki podjetja in ali je treba o njih poročati v računovodskih izkazih organizacije? Koncept »podatki so nova nafta« je postal priljubljen, potem ko je The Economist leta 2017 objavil članek o titanih digitalne dobe (Amazon, Microsoft itd.) z naslovom »Najbolj dragocen vir na svetu ni več nafta, ampak podatki. .” Toda ali se analogija z nafto prenese na podjetja zunaj seznamov Fortune 500 in S&P 500?
Samuel Flender, podatkovni znanstvenik, trdi, da je "podatki nova nafta" uporaben le za podjetja, ki vlagajo v upravljanje podatkov in podatkovno analitiko. Poudarja, da razumevanje podatkov organizacije zahteva znatne kapitalske in časovne naložbe. Podatki zagotavljajo vrednost samo s »skrbnim načrtovanjem, inženiringom in raziskavami«. Poleg tega Flender poudarja, da bodo podatki v nasprotju z nafto kot končnim materialom eksponentno neskončen material, dokler obstaja človek.
Kar zadeva kategorizacijo podatkov, Henna A. Karna v svojem članku »Podatki so 'otipljivo' sredstvo« poudarja, da so »v pravih rokah [podatki] pogosto enako dragoceni kot zemljišče, zgradbe in oprema«. Vendar pa bi podatke lahko kategorizirali tudi kot neopredmeteno sredstvo, glede na Wyatt Partners. Njihov članek »Kako vrednotiti podatke kot sredstvo« zagovarja, da »Bolj kot se organizacija osredotoča na upravljanje podatkov kot sredstva, boljši je verjeten donos. Da bi to dosegli, bi moralo biti lastništvo podatkov v organizacijah centralizirano, kot bi bil kateri koli drug večji razred sredstev, in predstavljati osrednji del strateškega vidika.«
Odgovornost skrbnikov podatkov
Jim Barksdale, nekdanji izvršni direktor družbe Netscape, je dejal: »Če imamo podatke, jih poglejmo. Če so vse, kar imamo, mnenja, pojdimo z mojim." Brez zanesljivih podatkov so navedene informacije zgolj mnenje. Ne glede na to, ali ste član C-suite ali posameznik, ki prispeva, je ključnega pomena, da finančne in nefinančne podatke prepoznate kot strateško sredstvo. Za prejemanje visokokakovostnih vpogledov, ki temeljijo na podatkih, morajo organizacije uskladiti svojo poslovno strategijo s strategijo podatkov, ki temelji na rezultatih, in vlagati v upravljanje podatkov in podatkovno analitiko.
Kot vodje računovodstva moramo aktivno prispevati k razpravam o upravljanju podatkov, vrednotenju podatkov in priznavanju vrednosti podatkov podjetja kot sredstva v finančnih poročilih. Osredotočiti se moramo na zagotavljanje vrednosti z ustvarjanjem visokokakovostnih vpogledov, ki temeljijo na podatkih, z uporabo analitike podatkov, da zagotovimo organizacijski uspeh.