Delo od doma je lahko precej naporna stvar, sploh takrat, ko delamo na skupinskih projektih in komunikacija ni čisto jasna, z dokumenti pa preko e-pošte igramo pravi ping-pong. Office 365 razbija te stereotipe in omogoča, da je lahko sodelovanje produktivno in efektivno tudi takrat, ko ne sedimo in debatiramo za isto mizo.
S Teamsi dosežemo prav to. Občutek fizične odsotnosti se razblini, saj lahko poleg same debate, pogovora ali predavanja, vsi prisotni hkrati “v živo” urejamo in delamo na istih dokumentih z vsemi aplikacijami Office 365. Lahko delamo oddaljeno, a brez občutka oddaljenosti.
In največji čar vsega skupaj je zares enostavna uporaba tega orodja. Potrebujemo samo uporabniški račun, s katerim se lahko kar v spletnem brskalniku prijavimo v Office 365, kjer so nam takoj na voljo tudi vse aplikacije. Dokumenti se shranjujejo v oblak s pomočjo OneDrive, katere lahko preko SharePoint tudi delimo z ostalimi. To pomeni, da ne potrebujemo dodatnega prostora za dokumente na računalniku ali strežnikih. Enostavneje ne gre. Potreba po kakršnem koli vzdrževanju pa čisto odpade.
Zakaj bi uporabljali Microsoft Teams?
Microsoft Teams definitivno niso edina tovrstna aplikacija, največji konkurent je Slack, podjetje, katerega je Microsoft pred leti želel kupiti.
Prva in najbolj očitna prednost uporabe Teams-ov je, da je aplikacija vključena kot del Office 365, kar pomeni, da je tesno integrirana z obstoječimi identitetami in storitvami Office 365, prav tako pa nudi enako raven varnosti in zaščite podatkov kot Office 365. To je tisto, kar zanima IT, uporabniki pa se bodo osredotočili na samo funkcionalnost in uporabnost.
Na začetku začetek. Omogočanje Teamsov.
Teams-i so na voljo v paketih Office 365 Business Essentials, Business Premium, nekatere Enterprise pakete, ter za uporabnike v izobraževanju.
Torej, za uporabnike Office 365 (v tistih paketih, ki to ponujajo) so Teamsi omogočeni privzeto. Za svojo organizacijo pa jih lahko omogočite ali onemogočite v skrbniškem portalu Office 365. S svojim Global Administrator Account se prijavite v portal, se pomaknete do Nastavitev, Storitve in dodatki in izberete Microsoft Teams.
Poleg vklopa ali izklopa Microsoft Teams je na voljo še nekaj drugih možnosti konfiguracije. Te možnosti nadzorujejo stvari, kot so obvestila po e-pošti, ali je dovoljena skupna raba videoposnetkov in zaslona, ali dovoljujemo animirane slike, možnosti vključevanja botov.
Teamse lahko omogočite svoji organizaciji in nato nadzirate dostop uporabnikov tako, da omogočite ali onemogočite Teams kot pod-SKU licenco za posamezne uporabnike. To lahko konfigurirate v možnostih vsakega uporabnika, ali pa uporabite Azure AD za poenostavitev dodeljevanja licenc.
Dostop končnih uporabnikov do Teamsov
Uporabniki lahko do Teamsov dostopajo na več načinov. Preko spletnega vmesnika, preko namizne aplikacije Microsoft Teams, ali preko mobilne aplikacije Microsoft Teams (iOS, Android, Windows Mobile).
Ne glede na način dostopa, ki ga uporabniki izberejo, je prijava čisto preprosta – z uporabniškim računom Office 365. Uporabniška izkušnja je pri vseh različicah uporabe enaka. Pomembna razlika pa je v tem, da uporabniki, ki imajo poštne nabiralnike na lokaciji, v levem podoknu Teamsov ne vidijo Koledarja.
Ustvarjanje ekip
Po prvi prijavi v portal Teams se uporabnikom ponudi možnost, da ustvarijo novo ekipo, ali če so že skrbniki za skupino Office 365, dodajo ekipo v obstoječo skupino. Ustvarjanje ekip nadzirajo iste politike, kot ustvarjanje skupin.
Ekipe lahko določimo kot javne ali zasebne. Javne omogočijo priključitev vsem uporabnikom v organizaciji. Prav tako pa lahko komuniciramo tudi z zunanjimi gosti.
Dodajanje članov v Teamse
Solo ekipa ne deluje preveč privlačna na prvi pogled, pa čeprav lahko recimo ustanovimo zasebno ekipo in integriramo kopico botov in obvestil, ki nas zanimajo. Ker pa so Teamsi predvsem orodje za komunikacijo z več ljudmi, je logično, da v ekipe dodamo več uporabnikov.
Če dodamo člane, se sproži e-poštno sporočilo, ki obvešča, da je nekdo bil dodan v ekipo. Ob prijavi v Teams bo prikazano tudi obvestilo, ki pokaže, v katere ekipe je član že dodan.
V ekipi lahko ustvarimo več kanalov. Znotraj ekipe, ki recimo skrbi za IT, bi lahko obstajali kanali za Exchange skrbnike, SharePoint skrbnike, skrbnike sistemov in še bi lahko naštevali. V vsakem kanalu je potem ločen klepet, skupna raba datotek...
Poleg teh specifičnih kanalov pa so seveda lahko splošne kanale za širšo komunikacijo. Vsi v skupini lahko vidijo vse kanale in najpomembnejše kanale označijo za priljubljene.
Zavihki kanalov
Vsak kanal v skupini je mogoče izboljšati z vrsto zavihkov. Zavihki prinašajo druge aplikacije, kot so Excell, Planner, OneNote, PowerBI in druge. Vsekakor zelo koristen dodatek je Wiki, ki prikazuje informacije, do katerih se najbolj pogosto dostopa.
Priključki kanalov
Kanale lahko konfiguriramo s priključki. Priključki omogočajo povezavo kanala s storitvami, kot so Twitter, Jira, Trello, RS,...
Priključki omogočajo veliko uporabnih scenarijev z dobro kombinacijo storitev, ki so na voljo za razvijalce, analitike, tržnike, in številna druga podoročja, ki bi nas zanimala.
Uporabniški vmesnik
Ko govorimo o kanalih in obvestilih, je uporabniški vmesnik Teamsov zelo dober. Tako namizni kot spletni vmesnik sta identična. Na levi strani je seznam ekip in kanalov, pretok sporočil pa zaseda večino prostora. Prav tako je odlična tudi mobilna uporabniška izkušnja. Z mobilnimi Teamsi lahko počnemo vse, kar lahko z namiznimi.
Kaj še?
Microsoft Teams ima še druge funkcije. Vse običajne funkcije socialnih omrežij, zasebni klepeti in impresivna knjižnica grafik.
Seveda je nujno potrebno omeniti tudi OneNote, kjer lahko skupaj urejamo zapiske, SharePoint nam omogoči delo na skupnih dokumentih in še bi lahko naštevali.
Uporaba Teamsov ne pomeni zgolj komunikacije. Pomeni produktivnost, učinkovitost in tekoče delo. In najbolj pomembno, poenostavlja pojem “delo od doma.”
Mi smo se Microsoftu in našim partnerjem dokazali z našo strokovnostjo. Z veseljem se dokažemo tudi vam. Kontaktirajte nas! Ponujamo vam tudi možnost oddaljene pomoči.