Microsoft 365 predstavlja številne načine za povečanje produktivnosti, hkrati pa bistveno znižuje stroške strojne in programske opreme za podjetja. Vendar pa se je izkazalo tudi, da z napačnim upravljanjem licenc O365 podjetja zapravljajo ogromne vsote denarja za neizkoriščene licence.
Enterprise E3 je standardna opcija licenciranja pri večini podjetij, vendar se je po analizi 1,32 milijona uporabnikov E3 našlo kar 15% licenc, na katerih ni bilo sprejetih nič delovnih obremenitev. To pomeni, da je bilo kupljenih skoraj 200.000 licenc, a so ostale nedotaknjene.
Na to je težko postaviti natančen znesek, saj so modeli cen odprti za pogajanja, vendar konzervativna ocena kaže, da 200.000 neizkoriščenih licenc znaša preko 20 milijonov evrov zapravljenih izdatkov. Dvajset milijonov.
Poleg licenc, ki so ostale nedotaknjene pa dosti ostalih še zdaleč ni optimiziranih. Presenetljivo je, da 9% uporabnikov dostopa le do Exchange-a (e-pošta), vse njihove naročnine druge delovne obremenitve - Word, Excel, OneDrive, SharePoint itd., pa pomenijo čisto nepotreben strošek.
V času gospodarske negotovosti (pa tudi sicer) je dobro, če vse neaktivne in nepodeljene licence bodisi zmanjšamo, prekličemo ali pa sprejmemo nove uporabnike, da lahko zaposleni čim bolj izkoristijo vse delovne obremenitve, ki so jim na voljo.
Tukaj so štirje nasveti za upravljanje Office 365:
1. Bodite pozorni na vrsto licence
Naročnina oziroma zakup licenc Office 365 pomeni prijavo na niz aplikacij in storitev, ki jih plačujete mesečno ali letno. Število licenc, ki jih zakupite, mora temeljiti na številu zaposlenih, ki te licence dejansko potrebujejo.
Za tekočo komunikacijo in sodelovanje od kjer koli nam različne vrste licenc omogočajo, da namestimo Office 365 na do pet osebnih računalnikov ali računalnikov Mac, na do pet telefonov in na do pet tablic. Če se našemu podjetju pridruži več zaposlenih, pa lahko število licenc tudi hitro povečamo. Če zaposleni zapustijo svoje delovno mesto, lahko njihove licence dodelimo novim uporabnikom.
Kljub temu je vse preveč pogosto, da imamo ogromno zbirke neizkoriščenih licenc, katere bi uporabili takrat, ko bi to bilo potrebno - dedovanje licenc je delovalo v preteklosti, v dnevih “on-prem” rešitev, v dobi SaaS pa je to popolnoma nepotrebno.
Morda boste dobili zelo dobro ponudbo za licence Enterprise E3 in se bo zdela preveč dobra, da bi jo odklonili. Ampak, če velik del zaposlenih dela z oddaljenih lokacij in ne potrebuje namiznih aplikacij, bo to na koncu še vedno pomenilo nekakšne neupravičene stroške.
Ključno je, da natančno določite, kaj potrebujete, preden kupite ali obnovite licence, recimo na način: - E3 za toliko uporanbikov, F3 za toliko uporabnikov, ..., kar se bo na koncu izkazalo za veliko učinkovitejše.
2. Izkoristite brezplačne ne-uporabniške nabiralnike
Ni potrebno, da podjetje plačuje ali dodeli licence za ne-uporabniške (non-user) nabiralnike, to so na primer nabiralniki v skupni rabi, nabiralniki virov, ..., razen če presegajo velikost 50GB. Skupni nabiralniki omogočajo spremljanje in pošiljanje e-pošte s standardnega e-poštnega naslova, na primer info@gov-is.si. Ko se posameznik v skupini odzove na e-poštno sporočilo poslano v nabiralnik v skupni rabi, se zdi, kot da odgovarja ta skupinski naslov, ne pa posameznik. Nabiralniki v skupni rabi imajo tudi koledar v skupni rabi.
Sobni nabiralnik je nabiralnik virov, dodeljen določeni sobi, na primer konferenčni sobi, učilnici ali avditoriju. Ko administrator ustvari sobni nabiralnik, lahko uporabniki rezervirajo sobe tako, da v zahteve za sestanke vključijo sobe.
3. Zapišite in dokumentirajte
V dneh pred Officeom 365 so Windows administratorji običajno uporabljali osnovna orodja, kot so preglednice, za spremljanje licenc za dostop do strežnika in odjemalcev (CAL). Med številom licenc CAL in operativnimi nabiralniki ni bilo fizičnega razmerj, čeprav so skrbniki izvajali prave popravke, da bi ohranili porabo v skladu z licenčnimi obveznostmi do Microsofta. Zdaj pa ne moremo uporabnikom zagotoviti dostopa do storitev Office 365, razen če imajo le-ti licenco.
Administratorji, ki upravljajo z Office 365 morajo skrbno pripraviti licenčne skupine za vsako zahtevano licenco, vključno z licenčnimi paketi, kot sta Mobility in Azure Premium, ter poseliti skupine z uporabniškimi ID-ji. Nato je potrebno skupine licencirati, da določimo, koliko licenc je bilo kupljenih, koliko jih še potrebujemo in kako so bile dodeljene. Na ta način se lahko izognemo nakupu preveč licenc. Poleg tega se bomo s pravilni zapisi in dokumentacija zavarovali pred globami zaradi neskladnosti z licencami.
4. Uporabljajte svoje naložbe
Kot je predlagano zgoraj, moramo zagotoviti, da se licence, ki smo jih že kupili, aktivno uporabljajo. Ključno je, da spremljamo:
- Neaktivne licence - tiste, ki niso bile uporabljene v zadnjih 30 dneh, običajno zato, ker je uporabnik zapustil podjetje.
- nenamenjene licence - tiste, ki so bile kupljene, a niso bile nikoli uporabljene.
Zgornji nasveti vašemu podjetju prihranijo ogromne zneske, res pa je, da samega Microsoftovega poročanja in analitike ni ravno lahko upravljati.
Če želite izvedeti več o licenciranju Microsoft 365, se obrnite na nas še danes, oglasil se bo eden izmed naših strokovnjakov za upravljanje Office 365 in vam predlagal najboljšo rešitev za vas.